أريد تقارير شهرية عن المحفظة بلا عمل يدوي — إجابة المهندس سعيد باعطية
التقرير الذي يُجمَع يدوياً كل شهر هو أول مرشّح للأتمتة، لأنه متكرّر ومصادره ثابتة. النظام يولّده من البيانات نفسها في موعد تحدّده ويرسله لمن تحدّد: نسب الإشغال والشواغر، والمُحصَّل مقابل المستحقّ، والمتأخّرات بالأعمار، والعقود المنتهية قريباً، وتكاليف الصيانة لكل وحدة. والفرق العملي أن الرقم يصبح واحداً لا يختلف بين موظف وآخر.
التقرير المفيد يُقرَأ في دقيقتين ويُفضي إلى قرار، ولهذا يُبنى على خمسة أرقام لا خمسين: نسبة الإشغال ومقارنتها بالشهر السابق، والمُحصَّل مقابل المستحقّ، والمتأخّرات موزّعة بالأعمار (أقل من 30 يوماً، 30–60، أكثر من 60)، والعقود المنتهية خلال 60 يوماً، وتكلفة الصيانة لكل وحدة. توزيع المتأخّرات بالأعمار تحديداً هو ما يفرّق بين تأخّر عادي ومشكلة تحتاج تدخّلاً.
الفائدة التي تُغفَل هي أن الرقم يصبح واحداً. التقرير المُجمَّع يدوياً يختلف بين موظف وآخر وبين شهر وآخر بحسب من جمعه ومتى، فتُبنى القرارات على أرقام غير قابلة للمقارنة. التقرير المولَّد من البيانات نفسها بنفس المنطق كل شهر يجعل المقارنة الزمنية ذات معنى — وهذا شرط أي قرار عن اتجاه المحفظة لا عن حالتها اللحظية.
- خمسة أرقام لا خمسون — يُقرَأ في دقيقتين
- المتأخّرات بالأعمار: أقل من 30، 30–60، أكثر من 60 يوماً
- يُرسَل آلياً في موعد تحدّده لمن تحدّد
- نفس المنطق كل شهر — فتصبح المقارنة الزمنية ذات معنى