كيف لا تفوتنا تجديدات التراخيص والعقود؟ — إجابة المهندس سعيد باعطية
سجلّ واحد يحمل كل ما له تاريخ انتهاء: تراخيص المنشأة، وتصنيف الممارسين، وعقود التأمين، وعقود صيانة الأجهزة، والاشتراكات البرمجية، وعقود الإيجار. التنبيه على ثلاث مراحل — قبل تسعين يوماً وثلاثين وسبعة — لأن بعض التجديدات تحتاج أسابيع من الإجراءات. وتنبيه واحد لا يكفي، فالرسالة الواحدة تُنسى.
ابنِ سجلّاً واحداً يحمل كل ما له تاريخ انتهاء، لأن التشتّت هو سبب الفوات لا النسيان: تراخيص المنشأة، وتصنيف الممارسين وتجديداتهم، وعقود شركات التأمين، وعقود صيانة الأجهزة الطبية، والاشتراكات البرمجية، وعقد الإيجار، ووثائق التأمين على المنشأة. ولكل بند: التاريخ، والمسؤول بالاسم، والمستندات المطلوبة، والمدة التقديرية للإجراء.
والتنبيه على ثلاث مراحل — تسعين وثلاثين وسبعة أيام — وليس مرة واحدة، لأن التنبيه الواحد يصل في يوم مزدحم ويُؤجَّل ويُنسى. والمرحلة الأولى ليست مبالغة: بعض التجديدات تتطلّب مستندات من جهات أخرى أو كشوفات أو سداد مستحقّات، وهذه تستغرق أسابيع لا أياماً. والتنبيه يذهب إلى المسؤول وإلى المدير معاً، فغياب أحدهما لا يُسقط الموعد.
وتكلفة الفوات غير متماثلة، ولهذا يستحقّ هذا السجلّ أولويته: اشتراك برمجي فائت إزعاج، وعقد صيانة فائت يعني جهازاً معطّلاً بلا تغطية، وترخيص فائت يعني توقّف نشاط. رتّب التنبيهات بحسب هذه الخطورة لا بحسب التاريخ وحده.
- سجلّ واحد — التشتّت سبب الفوات لا النسيان
- تنبيه على 90 و30 و7 أيام لا مرة واحدة
- للمسؤول وللمدير معاً — غياب أحدهما لا يُسقط الموعد
- رتّب بالخطورة: ترخيص فائت ≠ اشتراك فائت